מכרתם, הרווחתם – אבל האם גם גביתם? הקשר בין גבייה לתזרים המזומנים

עסקים משקיעים לא מעט זמן ואנרגיה במכירות.

כמה מכרנו החודש? האם עמדנו ביעד? האם המחזור גדל? כמה לקוחות חדשים הצטרפו?

אלו כמובן שאלות חשובות. אבל מבחינה תזרימית, יש שאלה נוספת שלפעמים מקבלת הרבה פחות תשומת לב:

כמה מתוך מה שמכרנו באמת נכנס לחשבון הבנק?

עסק יכול להציג מחזור מכירות מצוין, רווחיות טובה וצבר לקוחות מרשים ובכל זאת למצוא את עצמו מתקשה לשלם משכורות, ספקים, מיסים והחזרי הלוואות.

אחת הסיבות לכך היא פשוטה:

המכירה מייצרת הכנסה. הגבייה הופכת אותה לכסף.

וזו בדיוק הסיבה שניהול גבייה הוא חלק בלתי נפרד מניהול תזרים מזומנים איכותי.

הבעיה מתחילה בפער שבין המכירה לכסף

נניח שעסק מוכר בחודש מסוים ב־500,000 ₪.

על פניו, חודש מצוין.

אלא שחלק מהלקוחות משלמים בשוטף +30, אחרים בשוטף +60, וחלקם מאחרים גם מעבר לתנאי התשלום שסוכמו.

במקביל, העסק צריך לשלם כבר עכשיו:

שכר לעובדים, תשלומים לספקים, שכירות, מע"מ, ביטוח לאומי, הלוואות, כרטיסי אשראי והוצאות שוטפות נוספות.

כלומר, העסק כבר נשא בהוצאות שנדרשו כדי לייצר את המכירות אבל עדיין לא קיבל את כל הכסף עבורן.

ככל שהפער הזה גדל, כך גדל גם הצורך של העסק לממן אותו.

אשראי לקוחות הוא אשראי שהעסק נותן

כאשר עסק מאפשר ללקוח לשלם בעוד 60 או 90 יום, בפועל הוא מממן אותו לתקופה הזו.

זה לא בהכרח דבר שלילי. בענפים רבים אשראי לקוחות הוא חלק בלתי נפרד מהפעילות העסקית.

הבעיה מתחילה כאשר העסק אינו מנהל את האשראי הזה.

לדוגמה, אם העסק משלם לספקים בתוך 30 יום אבל גובה מלקוחותיו לאחר 90 יום, נוצר פער של כ־60 יום שאותו מישהו צריך לממן.

ומי מממן אותו?

העסק.

לעיתים באמצעות ההון העצמי שלו, לעיתים באמצעות מסגרת האשראי בבנק, ולעיתים באמצעות הלוואות או פתרונות מימון אחרים.

לכן תנאי התשלום שאנחנו מעניקים ללקוחות אינם רק החלטה מסחרית.

הם החלטה תזרימית ומימונית.

ומה קורה כשהלקוח גם מאחר?

כאן הפער הופך משמעותי עוד יותר.

נניח שסיכמנו עם לקוח על שוטף +60.

בנינו את תחזית התזרים בהתאם, והנחנו שהכסף ייכנס במועד מסוים.

אלא שהמועד מגיע והלקוח לא משלם.

עוברים עוד עשרה ימים, עוד שבועיים ולעיתים חודש נוסף.

מבחינת דוח רווח והפסד, המכירה עדיין קיימת.

מבחינת חשבון הבנק, הכסף פשוט לא הגיע.

וכאשר מדובר בלקוח אחד גדול או במספר לקוחות שמאחרים במקביל, ההשפעה יכולה להיות משמעותית מאוד.

זו אחת הסיבות לכך שתחזית תזרים אינה יכולה להתבסס רק על החשבוניות שהוצאו.

צריך להבין גם מה הסבירות שהכסף אכן ייכנס במועד שבו אנחנו מצפים לו.

גבייה טובה מתחילה הרבה לפני שמרימים טלפון ללקוח

יש נטייה לחשוב על גבייה כפעולה שמתבצעת רק כאשר חשבונית כבר נמצאת בפיגור.

אבל ניהול גבייה איכותי מתחיל הרבה קודם.

כבר בזמן ההתקשרות עם הלקוח צריך להגדיר בצורה ברורה את תנאי התשלום.

צריך לוודא שהחשבונית נשלחת בזמן ולגורם הנכון.

בעסקאות שבהן נדרשים אישורי ביצוע, הזמנות רכש או מסמכים נוספים, צריך לוודא שהם מטופלים מראש ולא ביום שבו אנחנו מצפים לקבל את הכסף.

וככל שמתקרבים למועד התשלום, כדאי לדעת אילו תקבולים צפויים להיכנס ולוודא שאין בעיה שתעכב אותם.

המטרה היא לא "לרדוף אחרי לקוחות".

המטרה היא לבנות תהליך שבו הגבייה מנוהלת ולא מתרחשת במקרה.

דוח גיול חובות הוא כלי ניהולי, לא רק חשבונאי

אחד הכלים החשובים בניהול גבייה הוא דוח גיול לקוחות.

הדוח מאפשר לראות כמה כסף חייבים לעסק, כמה ממנו עדיין נמצא במסגרת תנאי האשראי וכמה כבר נמצא בפיגור.

אבל עצם קיומו של הדוח אינו מספיק.

צריך להסתכל עליו באופן קבוע ולשאול:

אילו לקוחות נמצאים בפיגור?

כמה זמן החוב פתוח?

האם קיימת מחלוקת לגבי החשבונית?

האם מדובר בלקוח שמאחר באופן קבוע?

והכי חשוב מבחינת תזרים המזומנים:

מתי אנחנו באמת מעריכים שהכסף ייכנס?

המידע הזה צריך להתחבר ישירות לתחזית התזרים של העסק.

הטעות: לבנות תזרים לפי מה שהלקוח "אמור" לשלם

נניח שלפי תנאי התשלום, לקוח אמור להעביר 100,000 ₪ ב־15 לחודש.

קל מאוד להכניס לתזרים:

15 לחודש – כניסה של 100,000 ₪.

אבל אם אותו לקוח נוהג באופן קבוע לשלם שבועיים באיחור, התחזית שלנו אינה באמת תחזית.

היא משאלת לב.

תזרים מזומנים טוב צריך להיות שמרני ולהתבסס ככל האפשר על ההתנהגות בפועל.

אם אנחנו יודעים שלקוח מסוים בדרך כלל מאחר, כדאי להביא זאת בחשבון.

עדיף להיות מופתעים מכסף שנכנס מוקדם מהצפוי מאשר לגלות ביום התשלום לספק שאין בחשבון כסף שתכננו עליו.

גבייה משפיעה גם על עלויות המימון

יש לגבייה גם מחיר פחות גלוי.

נניח שלעסק יש מיליון ₪ בחובות לקוחות, ומתוכם 300,000 ₪ נמצאים בפיגור.

בינתיים העסק משתמש במסגרת האשראי שלו כדי לשלם לספקים ולעובדים.

כלומר, הוא משלם ריבית לבנק על כסף שהיה אמור להיות אצלו מלכתחילה.

ככל שהגבייה מתארכת, כך העסק עשוי להזדקק ליותר אשראי ולשלם יותר עלויות מימון.

לכן לפעמים הדרך לשפר את מצב האשראי של העסק אינה להתחיל בבקשה להגדלת המסגרת.

לפעמים צריך להתחיל דווקא בשאלה:

כמה כסף של העסק נמצא כרגע אצל הלקוחות?

שיפור של מספר ימים במחזור הגבייה יכול, בעסקים מסוימים, לשחרר סכומים משמעותיים מאוד לתזרים.

האחריות על הגבייה צריכה להיות ברורה

בעסקים רבים הגבייה "נופלת בין הכיסאות".

מנהל החשבונות מוציא חשבונית.

איש המכירות מכיר את הלקוח.

המזכירות שולחת תזכורת.

ובעל העסק מתערב כאשר החוב כבר גדול או ישן.

כאשר אין גורם אחד שאחראי על התהליך, קל מאוד לחשבוניות להתעכב.

לכן גם בעסק קטן יחסית חשוב להגדיר:

מי עוקב אחרי החובות?

באיזו תדירות?

מתי יוצרים קשר עם הלקוח?

ומתי חוב שעבר את המועד עולה לטיפול של מנהל או בעל העסק?

לא חייבים מערכת מורכבת.

צריך בעיקר שיטה ברורה ועקבית.

ואיך הגבייה מתחברת לניהול התזרים?

מבחינתי, אלו לא שתי פעילויות נפרדות.

כאשר מנהלים תחזית תזרים, צריך לראות מול העיניים גם את מצב הגבייה.

אם בעוד שבוע צפויים לצאת מהחשבון 250,000 ₪, ומנגד אנחנו מסתמכים על 300,000 ₪ שאמורים להגיע מלקוחות, אז צריך לדעת מה עומד מאחורי המספר הזה.

האם אלו לקוחות שמשלמים באופן קבוע בזמן?

האם החשבוניות אושרו?

האם יש חובות בפיגור?

האם יש לקוח אחד שאחראי לחלק גדול מהסכום?

ככל שאנחנו יודעים לענות על השאלות האלה, כך תחזית התזרים הופכת מדויקת ואפקטיבית יותר.

מכירה היא רק חצי מהדרך

הגדלת מכירות היא כמובן מנוע חשוב לצמיחה.

אבל צמיחה שאינה מלווה בניהול גבייה יכולה דווקא להגדיל את הלחץ התזרימי.

יותר מכירות יכולות לדרוש יותר מלאי, יותר עובדים, יותר רכישות מספקים ויותר הוצאות, הרבה לפני שהכסף מהלקוחות נכנס לחשבון.

לכן לא מספיק למדוד כמה העסק מוכר.

צריך למדוד גם כמה הוא גובה, תוך כמה זמן, ומה היקף החובות שנמצאים בפיגור.

מחזור מכירות מספר לנו כמה העסק הצליח למכור.
הגבייה מספרת לנו כמה מהמכירות האלה כבר הפכו לכסף שאפשר להשתמש בו.

לסיכום

ניהול גבייה אינו פעולה אדמיניסטרטיבית שנמצאת בסוף תהליך המכירה.

הוא חלק מהניהול הפיננסי של העסק.

עסק שמנהל גבייה בצורה מסודרת יודע טוב יותר מתי הכסף צפוי להיכנס, יכול לבנות תחזית תזרים אמינה יותר, מפחית את התלות באשראי ומקטין את הסיכוי להפתעות בחשבון הבנק.

ולכן, כשבוחנים בעיית תזרים, לא תמיד צריך להתחיל מהשאלה איך להביא עוד כסף לעסק.

לפעמים נכון להתחיל דווקא מכסף שכבר הרווחנו.

השאלה היא רק האם דאגנו שהוא גם ייכנס לחשבון.